ทฤษฎีและหลักการบริหารจัดการ

คำอธิบายชั้นเรียน

การบริหาร

ดร.สาโรช บัวศรี เคยกล่าววว่า การบริหารนั้นเป็นกระบวนการที่เกิดจากการมีมนุษยสัมพันธ์ โดยถือว่าในสังคมหนึ่งๆ ทุกคนมีความต้องการทำงานเพื่อสังคมนั้นๆ จึงจำเป็นจะต้องกำหนดงานกันว่า ใครจะทำอะไร จะทำอย่างไร โดยตกลงกันว่าควรจะอยู่ในวงงานที่กำหนดไว้ และควรจะใช้วิธีการใด

ดร.พนัส หัสนาคินทร์ ได้เขียนคำจำกัดความไว้ในหนังสือ "หลักการบริหารโรงเรียน" ว่า "การบริหารนั้นหมายถึง การที่ผู้บริหารใช้อำนาจที่มีอยู่ จัดการดำเนินงานให้งานของสถาบันนั้นๆ ดำเนินไปสู่จุดหมายที่ต้องการ" ดังนั้น การบริหารจะต้องประกอบด้วย แผนงาน ผู้บริหาร และอำนาจของผู้บริหาร เพื่อจัดการให้งานดำเนินไปตามแผนงานที่วางไว้

ทฤษฎีการบริหาร

ทฤษฎี หมายถึง แนวความคิดหรือความเชื่อที่เกิดขึ้นอย่างมีหลักเกณฑ์ มีการทดสอบและการสังเกตจนเป็นที่แน่ใจ ทฤษฎีเป็นข้อสรุปอย่างกว้างที่อธิบายพฤติกรรมการบริหารองค์กร อย่างเป็นระบบ ถ้าทฤษฎีได้รับการพิสูจน์บ่อย ๆ ก็จะกลายเป็นกฎเกณฑ์ ทฤษฎีเป็นแนวความคิดที่มีเหตุผลและสามารถนำไปประยุกต์ และปฏิบัติได้

ทฤษฎีองค์กรดั้งเดิม

ทฤษฎีองค์กรดั้งเดิม แบ่งออกได้เป็น 2 ด้าน คือ การจัดการตามหลักวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) และการจัดการทางบริหาร (Administrative Management)

1. การจัดการตามหลักวิทยาศาสตร์ ซึ่งเป็นแนวคิดของเทเลอร์ สรุปออกมาเป็นหลักการสำคัญและเกี่ยวข้องได้ 4 ประการ ดังนี้

1.1 หลักการวิเคราะห์งานตามหลักวิทยาศาสตร์ (Scientific of Analysis) จากการสังเกต การเก็บรวบรวมข้อมูล และการวัดอย่างรอบคอบ ฝ่ายจัดการจะกำหนดวิธีที่ดีที่สุด (On Best Way) ของการปฏิบัติในแต่ละงานไว้ แล้วฝึกผู้ทำงานให้ทำได้ตามนั้น การวิเคราะห์เช่นนี้แทนวิธีการแบบลองผิดลองถูก

1.2 หลักการคัดเลือกบุคลากร (Selection of Personnel) เมื่อวิเคราะห์แต่ละงานแล้ว หลักต่อไปจะต้องคัดเลือกผู้มาปฏิบัติงานหรือผู้ทำงาน แล้วฝึกอบรม สอน และพัฒนาผู้ทำงานเหล่านั้น

1.3 หลักการความร่วมมือของฝ่ายจัดการ (Management Cooperation) ฝ่ายการผู้จัดการควรร่วมมือกับผู้ทำงาน เพื่อให้มั่นใจว่างานทั้งหมดที่กำลังทำอยู่เป็นไปตามหลักวิทยาศาสตร์ที่พัฒนาขึ้นมาแล้ว และมีมาตรฐานและวิธีการตามที่กำหนดไว้ของฝ่ายการจัดการ

1.4 หลักการแบ่งงานกันทำระหว่างผู้จัดการกับผู้ทำงาน (Division of Work Between Managers and Workers) เทเลอร์ยอมรับในการแบ่งงานกันทำ (Division of Work) โดยมีการแบ่งงานระหว่างผู้จัดการและผู้ทำงาน เพื่อให้ผู้จัดการรับผิดชอบการวางแผน (Planning) และการเตรียมงาน (Perparing Work) และรับผิดชอบการควบคุมดูแล (Supervising) ส่วนผู้ทำงานมีหน้าที่ปฏิบัติงานของตน

2. การจัดการทางการบริหาร การจัดการทางการบริหารเน้นการจัดการทั่วทั้งองค์การ ผู้บุกเบิกสำคัญของทฤษฎีการจัดการทางการบริหารคือ อองรี ฟาโยล ซึ่งได้รับการยกย่องว่าเป็น " บิดาแห่งทฤษฎีองค์การ " ฟาโยล ได้ให้หลักการเกี่ยวกับหน้าที่ของผู้จัดการ และหลักการของการจัดองค์การ ไว้ดังนี้

1. การแบ่งงานกันทำ (division of work) คือ การแบ่งแยกงานกันทำตามความถนัด ความมุ่งหมายของการแบ่งงานกันทำ เพื่อปรับปรุงประสิทธิผลของงานโดยลดการสูญเปล่า เพิ่มผลผลิต และทำให้การฝึกอบรมง่ายขึ้น

2. อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (authority & responsibility) อำนาจหน้าที่ คือ สิทธิในการออกคำสั่ง และอำนาจในการทำให้ผู้อื่นเชื่อฟัง ส่วนความรับผิดชอบ ซึ่งเป็นไปตามอำนาจหน้าที่เป็นความจำเป็นที่ต้องทำงานตามหน้าที่ซึ่งได้รับมอบหมายให้สำเร็จ

3. วินัย (discipline) หมายถึง การเคารพในกฎระเบียบที่ควบคุมองค์การ ข้อตกลงระกว่างองค์การกับผู้ทำงานต้องมีความชัดเจน และสภาวะของวินัยในกลุ่มใดในองค์การขึ้นอยู่กับคุณภาพของภาวะผู้นำ

4. เอกภาพของการบังคับบัญชา (unity of command) ผู้ทำงานควรได้รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชาแต่เพียงผู้เดียวเท่านั้น ถ้ายึดหลักการข้อนี้จะเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับอำนาจหน้าที่และวินัย

5. เอกภาพของทิศทาง (unity of direction) กิจกรรมของกลุ่มที่มีเป้าหมายอันเดียวกันควรจะต้องดำเนินไปในทิศทางเดียวกันและสอดคล้องกัน ควรจัดกลุ่มให้อยู่ภายใต้ผู้จัดการคนเดียว

6. ความสนใจส่วนตัวเป็นรอง (subordination of individual interest) เพื่อที่จะให้สำเร็จผลตามเป้าหมายขององค์การ ความสนใจของแต่ละคนและกลุ่มคนภายในองค์การควรมาทีหลังความสนใจขององค์การโดยรวม

7. หลักของการให้ผลประโยชน์ตอบแทน (remuneration) การให้ค่าตอบแทนเป็นตัวเงินหรือค่าชดใช้ต่างๆ ควรยุติธรรมและเป็นที่พอใจของทั้งสองฝ่ายคือ ฝ่ายผู้ทำงาน และฝ่ายองค์การ

8. การรวมอำนาจ (centralization) หมายถึง ว่าในการบริหารจะมีการรวมอำนาจไว้ที่จุดศูนย์กลาง เพื่อให้ควบคุมส่วนต่าง ๆ ขององค์การไว้ได้เสมอ และการกระจายอำนาจจะมากน้อยเพียงใดก็ย่อมแล้วแต่กรณี

9. สายบังคับบัญชา (scalar chain) สายการบังคับบัญชา คือสายของหัวหน้า นับตั้งแต่ตำแหน่งผู้มีอำนาจสูงสุดจนถึงตำแหน่งล่างสุด สายการบังคับบัญชาจะต้องชัดเจนและถือเป็นแนวปฏิบัติตลอดเวลา

10. ระเบียบ (order) ทุกสิ่งทุกอย่างไม่ว่าสิ่งของหรือคน ต่างต้องมีระเบียบและรู้ว่าตนอยู่ในที่ใด อยู่ถูกกาลเทศะหรืออยู่ถูกที่ในเวลาที่เหมาะสม

11. ความยุติธรรม (equity) ผู้บริหารต้องยึดถือความเอื้ออารีและความยุติธรรมเป็นหลักปฏิบัติต่อผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา ทั้งนี้เพื่อให้ได้มาซึ่งความจงรักภักดี และการอุทิศตนเพื่องาน

12. ความมั่นคงของบุคลากร (stability of personnel) องค์การที่ประสบความสำเร็จต้องมีกองปฏิบัติงานที่มั่นคง การปฏิบัติของฝ่ายการจัดการควรส่งเสริมปณิธานการทำงานระยะยาวให้กับองค์กร

13. การริเริ่ม (initiative) ผู้บังคับบัญชาควรจะเปิดโอกาสให้ผู้น้อยได้ใช้ความริเริ่มของตนบ้าง ส่งเสริมให้ผู้ทำงานพัฒนาและดำเนินแผนการปรับปรุงงานให้ดีขึ้น

14. ความสามัคคี (esprit de corps) ผู้จัดการควรส่งเสริมและรักษาทีมงาน น้ำใจหมู่พวก และความรู้สึกเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันระหว่างผู้ทำงานทั้งหมด

ทฤษฎีมนุษยสัมพันธ์

ทฤษฎีมนุษยสัมพันธ์ มีสมมุติฐานซึ่งประกอบด้วยแนวคิดดังนี้

1. ผู้ทำงานได้รับแรงจูงใจจากความต้องการด้านสังคมและด้านจิตวิทยาและสิ่งตอบแทนทางเศรษฐกิจ

2. ความต้องการเหล่านี้ ได้แก่ การยอมรับนับถือการเป็นเจ้าของ และความปลอดภัย มีความสำคัญต่อการกำหนดขวัญในการทำงานและการผลิตของผู้ทำงานได้มากกว่าสภาพทางกายภาพของสิ่งแวดล้อมในการทำงาน

3. ความคิดเห็น ความเชื่อ แรงจูงใจ สติปัญญา การตอบสนองต่อความไม่สบายใจ ค่านิยม และองค์ประกอบในทำนองนี้ของแต่ละบุคคล อาจมีผลกระทบต่อพฤติกรรมในสภาพการทำงาน

4. ผู้ทำงานมีขวัญในการทำงานสูงขึ้น และทำงานหนักขึ้นภายใต้การบริหารจัดการแบบเกื้อหนุน (supportive management) นักทฤษฎีมนุษยสัมพันธ์เชื่อว่าขวัญในการทำงานเพิ่มขึ้นทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้นด้วย

5. การสื่อสาร อำนาจ อิทธิพล อำนาจหน้าที่ การจูงใจ และการจัดแจง มีความสัมพันธ์กันที่สำคัญยิ่งภายในองค์การ โดยเฉพาะระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ช่องการสื่อสารที่มีประสิทธิผลควรได้รับการพัฒนาขึ้นมาระหว่างระดับต่างๆ ในสายการบังคับบัญชาตามลำดับขั้น มนุษยสัมพันธ์เน้นภาวะผู้นำแบบประชาธิปไตยมากกว่าผู้นำแบบอัตตาธิปไตย

ทฤษฎีพฤติกรรมศาสตร์

มีแนวคิด หลักการที่หลายๆคนได้แสดงไว้ดังนี้

เชสเตอร์ ไอ บาร์นาร์ด มีแนวคิดคือ ระบบความร่วมมือ ซึ่งเป้นความพยายามที่จะบูรณาการหลักการมนุษยสัมพันธ์กับการบริหารแบบเก่าเข้าด้วยกัน ให้เป็นกรอบแนวคิดเดียวกัน บาร์นาร์ดเห็นว่าผู้บริหารหรือผู้จัดการต้องมีเงื่อนไขอยู่สองประการ ถ้าต้องการให้ได้ทั้งความร่วมมือและความสำเร็จทางการเงินขององค์การ เงื่อนไขทั้งสองประการคือ ประสิทธิผล ผู้บริหารหรือผู้จัดการต้องเน้นความสำคัญของประสิทธิผล ซึ่งหมายถึงระดับของการบรรลุเป้าหมายทั่วไปขององค์การ และ ประสิทธิภาพ ผู้บริหารหรือผู้จัดการต้องเข้าใจเกี่ยวกับประสิทธิผล ซึ่งหมายถึงความพึงพอใจของแรงขับแต่ละบุคคล ของพนักงานในองค์การนั้นๆ

ประเด็นที่สำคัญของทฤษฎีความร่วมมือของบาร์นาร์ดมีอยู่ว่า องค์การจะทำงานและอยู่รอดได้ต่อไป ก็ต่อเมื่อเป้าหมายขององค์การและเป้าหมายของแต่ละบุคคลมีความสมดุลกันเท่านั้น ดังนั้นผู้บริหารหรือผู้จัดการจึงจำเป็นต้องมีทั้งทักษะด้านมนุษย์และทักษะด้านเทคนิควิชาการ

มาสโลว์ ว่าด้วยการจัดอันดับขั้นของความต้องการของมนุษย์ เป็นเรื่องแรงจูงใจแบ่งความต้องการของมนุษย์ตั้งแต่ความต้องการด้านกายภาพ ความต้องการด้านความปลอดภัยความต้องการด้านสังคม ความต้องการด้านการเคารพนับถือ และประการสุดท้าย คือ การบรรลุศักยภาพของตนเอง คือมีโอกาสได้พัฒนาตนเองถึงขั้นสูงสุดจากการทำงาน ผู้บริหารจะต้องจัดหาหนทางสนองความต้องการของผู้ทำงานซึ่งส่งเสริมเป้าหมายขององค์การด้วย และเพื่อขจัดสิ่งที่มาขัดขวางการสนองความต้องการและทำให้เกิดความไม่สบายใจ เจตคติในทางลบ หรือพฟติกรรมที่ไม่พึงปฏิบัติ

ทฤษฎี X และ ทฤษฎี Y Douglas McGregor ได้เสนอทฤษฎีนี้ใน ค.ศ. 1957

ทฤษฎี X ก็คือ ภาพพจน์ของคน ในแนวมนุษยสัมพันธ์ ซึ่งเชื่อว่าโดยธรรมชาติมนุษย์เป็นคนดี ดังนั้นคนจึงควรควบคุมตนเองได้ การควบคุมตนเองหมายถึงการปรับปรุงองค์การในเรื่องต่างๆ เช่น การกระจายอำนาจ การมอบหมายอำนาจ หน้าที่ การขยายงาน การมีส่วนร่วม และการบริหารงาน โดยยึดเป้าหมาย จึงเห็นได้ว่าข้อเสนอการปรับปรุงงานของ McGragor เป็นการย้ำให้เห็นความสำคัญ ของคน และช่วยให้คนหลุดพ้นจากการควบคุมขององค์การ ซึ่งเป็นค่านิยมหลักของมนุษย์ นิยมที่จะเห็น ว่าคนมาก่อนองค์การ มนุษย์นิยมต้องการหาจุดที่พบกันได้ แต่ต้องการรักษาความมีเสรีภาพไว้ การมองคนว่าเป็นประเภท X หรือ Y นั้นเป็นการช่วยให้เราแยกแยะคนได้ ทำให้รู้ว่าใครเป็นเพื่อนที่ดี หรือนายที่ดี ซึ่งเรียกการมองแบบนี้ว่า Polarization

ทฤษฎีการจูงใจ - สุขอนามัยของเฮอร์เบอร์ก (Herzberg's Motivation Hygiene Theory)

ทฤษฎีเกี่ยวกับการจูงใจของ เฮอร์เบอร์ก ทฤษฎีนี้ได้ตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับองค์ประกอบที่จะ สนับสนุนความพอใจในการทำงาน (Job Satisfaction) และองค์ประกอบที่สนับสนุนความ ไม่พอใจในการทำงาน (Job dissatisfaction) ดังนี้

พวกที่ 1 ตัวกระตุ้น (Motivator) คือ องค์ประกอบที่ทำให้เกิดความพอใจ

- งานที่ปฏิบัติ

ความรู้สึกเกี่ยวกับความสำเร็จของงาน

- ความรับผิดชอบ

- โอกาสก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

พวกที่ 2 ปัจจัยสุขอนามัย (Hygiene) หรือ องค์ประกอบที่สนับสนุนความ ไม่พอใจในการทำงาน ได้แก่

- แบบการบังคับบัญชา

- ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

- เงินเดือนค่าตอบแทน

- นโยบายของการบริหาร

ทฤษฎีระบบสังคม (Social System Theory)

ทฤษฎีนี้ Getzels และ Guba ได้สร้างขึ้นเพื่อวิเคราะห์พฤติกรรมในองค์การต่าง ๆ ที่จัดขึ้นเป็น ระบบสังคม แบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านสถาบันมิติ (Nomothetic Dimension) และด้านบุคลามิติ (Idiographic Dimension)

ในด้านสถาบันมิตินั้นจะยึดถือเรื่องสถาบันซึ่งมีบทบาทต่างๆ เป็นสำคัญ บทบาทที่สถาบันได้คิด หรือกำหนดไว้จะต้องชี้แจงให้บุคลากรในสถาบันได้ทราบอย่างชัดเจน เพื่อจะได้กำหนดการคาดหวังที่ สถาบันได้กำหนดไว้ในบทบาทของตนออกมา ตรงกับความต้องการของผลผลิตของสถาบันนั้น ส่วนในด้าน บุคลามิติ ประกอบด้วย ตัวบุคคลที่ปฏิบัติงานอยู่ในสถาบันนั้น ซึ่งบุคคลที่ปฏิบัติงานอยู่ก็มีบุคลิกภาพ ที่เป็นตัวเองที่ไม่เหมือนกัน ในแต่ละคนต่างก็มีความต้องการในตำแหน่งหน้าที่การงานที่แตกต่างกันออกไป ทั้งสองมิตินี้ระบบสังคมเป็นสิ่งที่มีอิทธิพลต่อการบริหารงานเป็นอันมาก ถ้าหากว่าทุกสิ่งทุกอย่างราบรื่นดี การบริหารงานนั้นสามารถที่จะสังเกตพฤติกรรมได้

ที่มา : https://sites.google.com/site/